Lai veiksmīgi ieviestu pārmaiņas savā organizācijā, vadītājam tām vispirms pašam ir jānotic. Taču kopumā būtiskākais instruments pārmaiņu ieviešanā ir komunikācija – komunikācija komandā, komunikācija ar lietotājiem un visām iesaistītajām pusēm, - ar šādām atziņām, kas gūtas, ieviešot pārmaiņas savās institūcijās, Valsts administrācijas skolas (VAS) raidierakstā “Kā panākt pārmaiņas savā organizācijā?” dalījās Valsts zemes dienesta (VZD) ģenerāldirektore Vita Narnicka un Valsts digitālās attīstības aģentūras (VDAA) direktors Jorens Liopa. Sarunu vadīja līderības un organizāciju attīstības arhitekts Edgars Pukinsks.
Pārmaiņas mūsu ikdienā ir klātesošas pastāvīgi, turklāt notiek tik lielos ātrumos, ka palikšana uz vietas patiesībā nozīmē atpalikšanu, uzsvēra V. Narnicka. Tādēļ ir ļoti būtiski pārmaiņu nepieciešamību izskaidrot visai komandai, lai visi ir informēti, iesaistīti un motivēti.
“Mēs varam to salīdzināt ar vikingiem, kas vienā laivā vienā ritmā airē cauri vētrai. Tāds ir arī visu darbinieku kopējais uzdevums pārmaiņu laikā – airēt vienā laivā uz vienu mērķi, un tikai kopā mēs to varam sasniegt. Pārmaiņas nevar ieviest vadītājs ar savu rīkojumu,” teica VZD vadītāja.
J. Liopa uzsvēra, ka komunikācijai ir centrālā loma pārmaiņu ieviešanā un vadīšanā, turklāt komunikācija ietver sarunas ar ļoti daudzām pusēm – vadītājam ir jārunā ar savu komandu, bet tāpat jārunā ar visiem potenciālajiem lietotājiem, izzinot viņu pieredzi un caur šo pieredzi padarot jauno produktu labāku, lietotājam noderīgāku.
Turklāt vadītājiem, ja viņi vēlas būt patiesi līderi, nevis formāli priekšnieki, ir jāņem vērā savu darbinieku spējas un īpatnības – jāzina katra darbinieka stiprās puses un jāpiedāvā tām atbilstošs darba virziens. Papildus J. Liopa atgādināja, ka mainās paaudzes, un jaunajiem darbiniekiem ir patiesi svarīgas vērtības, un viņi nekad neieviesīs pārmaiņas, ja tās neatbildīs viņu vērtībām.
Sarunas dalībnieki uzsvēra, ka ne vienmēr pārmaiņu entuziasts būs tieši vadītājs, bet vadītāja pienākums ir identificēt šo pārmaiņu iniciatoru, virzīt viņu uz projekta vadītāja jeb īpašnieka lomu, atbalstīt komadas veidošanā un procesa vadībā.
Kā nodrošināt veiksmīgu projekta norisi, kas vēl bez atklātas un skaidrojošas komunikācijas ir nepieciešams komandai? Atbildot uz šo jautājumu, V. Narnicka uzsvēra “mazo uzvaru” nepieciešamību: “Ir svarīgi lielo procesu dalīt mazākos posmos, fiksēt mazās uzvaras un svinēt tās. Ir jābūt nospraustiem starpmērķiem, un pie to sasniegšanas un jāatzimē šis panākums. Mēs pārāk bieži uzliekam pārāk lielas gaidas un mērķus un gribam saplānot visu ilgā projektā līdz pēdējam sīkumam. Tas nav iespējams. Neviens nevarēja ieplānot kovidu vai karu Ukrainā, tādēļ ir jāiet pa posmiem, un jāspēj arī pielāgoties, būt elastīgiem.”
Savukārt J. Liopa uzsvēra digitālo pārmaiņu projektu un jaunu pakalpojumu ieviešanas specifiku – pārmaiņas ir konkurētspējas dzinulis, bet vienlaikus tām jābūt pamatotām un nepieciešamām, jaunajam pakalpojumam jābūt konkurētspējīgam dažādu vajadzību apmierināšanai. “Jaunajam digitālajam pakalpojumam jābūt nevis divas reizes, bet 10 reizes ērtākam nekā iepriekšējam, citādi ieraduma spēks būs lielāks un motivācijas kaut ko mainīt nepietiks. Tāpat arī jāspēj pieņemt,ka ir sabiedrības grupa, kam ir vajadzīgs pakalpojums tā līdzšinējā izskatā, piemēram, papīra formātā. Jo digitālās prasmes ir ļoti dažādas – ir jāzina sava auditorija!” saka J. Liopa.
E. Pukinsks, kopsavelkot raidieraksta galvenās idejas, kā pirmo izcēla vadītāja spēju noticēt pārmaiņām, pēc tam spēt tās izskaidrot savai komandai, ļaujot viņiem ieraudzīt mērķi, uz kuru kopā doties. Spēt sadalīt procesu mazākos posmos, atrast mazās uzvaras, būt elastīgiem, piemēroties un mainīt, ja nepieciešams. Un komunikācija ir būtiskākā atslēga visā pārmaiņu vadības procesā.
Kur pieredzējuši pārmaiņu vadītāji smeļ pieredzi, idejas un iedvesmu? “Vislabākais ir atrast cilvēkus, lai tas būtu Latvijā vai pasaulē, kas ir bijuši līdzīgu izaicinājumu priekšā, un komunicēt ar viņiem. Būt drosmīgiem, meklēt un nodibināt dzīvu kontaktu,” teica J. Liopa, un V. Narcicka viņu papildināja, sakot, ka mums pārāk bieži šķiet, ka mūsu problēmas un projekti ir unikāli un mēs neko nemākam. “Mēs esam pasaules tendencēs, un dažos gadījumos top augšgalā tieši digitālo pārmaiņu ieviešanā. Neformāla saruna ar līdzīgus izaicinājumus sastapušu cilvēku iedod to, ko nekādā prezentācijā nevar izlasīt.”
Raidierakstu organizēja VAS Publiskās pārvaldes digitālā akadēmija sadarbībā ar Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministriju.
