Publicēts: 29.08.2020.

Privātuma politika
 

1. Personas datu apstrādes pārzinis
Personas datu apstrādes pārzinis ir Valsts administrācijas skola (turpmāk – VAS), Reģ. Nr. 90000028156, adrese Raiņa bulv. 4, Rīga, LV-1050; tālrunis: +371 28750160, e-pasts: vas@vas.gov.lv.
VAS kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: Jānis Kāršenieks, +371 20043645, das@vas.gov.lv

2. Vispārīgie noteikumi
2.1. Privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskai personai – datu subjektam informāciju par personas datu apstrādes nolūkiem un tiesisko pamatu, par to, kādos gadījumos dati tiek izpausti, par datu glabāšanas termiņiem un par datu aizsardzību. Sīkāka informācija par personas datu apstrādi var būt norādīta arī līgumos un VAS iekšējos normatīvajos noteikumos. 
2.2. VAS, veicot datu subjektu personas datu apstrādi, pilnībā ievēro piemērojamos normatīvos aktus, tajā skaitā Eiropas Parlamenta un Padomes 27.04.2016. Regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (turpmāk Regula) un Fizisko personu datu apstrādes likumu. 
2.3. VAS nodrošina personas datu konfidencialitāti un īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu aizsardzībai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas.
 
3. Personas datu kategorijas
3.1. VAS datu subjektu personas datu apstrādi veic tikai minimālajā nepieciešamajā apmērā.
Personas dati var tikt ievākti no paša datu subjekta vai no datu bāzēm un reģistriem (piemēram, LURSOFT), vai trešajām pusēm, piemēram, pasākuma dalībnieka darba devēja un/vai VAS sadarbības partnera.
Personas datu kategorijas, kuras VAS lielākoties, bet ne tikai, vāc un apstrādā, ir:
3.1. identifikācijas dati – piemēram, vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums;   
3.2. kontaktinformācija - piemēram, adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese;
3.3. profesionālie dati – piemēram, amats, darba vieta;
3.4. dati par izglītību un prasmēm – piemēram, mācību ilgums, mācību iestāde, iegūtais grāds, vidējā atzīme, iegūtā profesionālā kvalifikācija, valodu prasmes dati, iegūtie sertifikāti, testu rezultāti;
3.5. dati par darba pieredzi – piemēram, CV un motivācijas vēstulēs iekļautie dati, dati par nodarbošanos; 
3.6. dati par darba tiesiskajām attiecībām un darba samaksu – piemēram, ziņas par darba līgumu un tā grozījumiem, dati par darba nespējas lapām un atvaļinājumiem, dati par aprēķināto un izmaksāto darba samaksu; dati par darbinieka novērtēšanu;      
3.7. sociālie dati – piemēram, dati par dzimumu, vecumu, pilsonību, piederība nelabvēlīgā situācijā esošai personu grupai; piederība personu grupai (migranti, dalībnieki ar ārvalstu izcelsmi, minoritāšu grupas).
3.8.  īpašu kategoriju personas dati – piemēram, dati par veselību, invaliditāti, etnisko piederību, par piederību personu grupai (migranti, minoritāšu grupas).
3.9. finanšu dati – piemēram, bankas konta rekvizīti, atlīdzību, kompensāciju, citu maksājumu izmaksas dati;
3.10. sankciju pārbaudes dati – dati par personas esamību sankciju sarakstos;    
3.11. ar dalību programmās un/vai projektos saistītie dati - piemēram, dati par piedalīšanos VAS īstenotajos mācību pasākumos – kursos, semināros, konferencēs,  projektos;      
3.12. fotoattēli, video, kā arī balss ieraksti, kas uzņemti VAS rīkotajos pasākumos.        
 
4. Personas datu apstrādes nolūki un tiesiskais pamats
Personas datu apstrādes nolūki
 
4.1. Saistībā ar no ārvalstu finanšu instrumentu un ES struktūrfondu līdzekļiem finansēto izglītības programmu un projektu valsts pārvaldes profesionālās attīstības jomā īstenošanu VAS veic šādas funkcijas, kas var ietvert personas datu apstrādi:  

  1. finansējuma saņemšana un projektu īstenošana;
  2. projektu un programmu ietvaros paredzēto mācību, semināru, konferenču, pieredzes apmaiņas un citu pasākumu koordinēšana un īstenošana;
  3. datu apstrādes (ievākšanas, uzkrāšanas un apkopošanas) nodrošināšana;  
  4. informācijas un publicitātes pasākumu veikšana; 

 
Īstenojot iepriekš minētās funkcijas, VAS veic personas datu apstrādi šādos nolūkos:

  1. sadarbības organizēšana ar projektu sadarbības partneriem;
  2. līgumu ar sadarbības partneriem noslēgšana un izpilde;
  3. līgumu ar pasniedzējiem, ekspertiem un speciālistiem noslēgšana un izpilde; 
  4. mācību dalībnieku grupu komplektēšana;
  5. dalībnieku reģistrācija pasākumos, dalībnieku informēšana par pasākuma norisi, pasākuma izdevumu attaisnošana projektu un programmu ietvaros;
  6. projekta mērķa grupas atbilstības pārbaude; 
  7. maksājuma pieprasījuma un tā pamatojošo dokumentu sagatavošana un iesniegšana CFLA;  
  8. finansējuma izmaksu kontrole, attiecināmo  izmaksu pārbaude; informācijas apkopošana;
  9. sertifikātu izsniegšana par VAS mācībām ES fondu projektu ietvaros.

 
4.2. VAS nodrošina iekšējo auditoru sertifikāciju, iekšējā auditora sertifikāta spēkā uzturēšanu un anulēšanu.
 
Īstenojot iepriekš minētās funkcijas, VAS veic personas datu apstrādi šādos nolūkos:

  1. līgumu ar pasniedzējiem, ekspertiem un speciālistiem noslēgšana un izpilde; 
  2. kandidātu pieteikumu pieņemšana un apliecinājumu pieņemšana par kandidāta pieredzes atbilstību prasībām;  
  3. pārbaudījumu veikšana;
  4. sertifikātu izsniegšana un informācijas uzturēšana par sertifikāta spēkā esamību;
  5. informācijas iegūšana par apstākļiem, kas ir uzskatāmi par attaisnojošiem iemesliem saistībā ar sertifikāta uzturēšanai noteikto prasību neizpildi. 

 
4.3. VAS  nodrošina pamatmācību īstenošanu saskaņā ar Valsts kancelejas un iestāžu pasūtījumu, organizē gan maksas, gan bezmaksas pasākumus, t.sk. sadarbībā ar Korupcijas novēršanas un apkarošanas biroju organizē mācības par korupcijas novēršanas tēmām.
 
Īstenojot iepriekš minētās funkcijas, VAS veic personas datu apstrādi šādos nolūkos:

  1. līgumu ar pasniedzējiem, ekspertiem un speciālistiem noslēgšana un izpilde; 
  2. mācību dalībnieku grupu komplektēšana;
  3. dalībnieku reģistrācija pasākumos, dalībnieku informēšana par pasākuma norisi;
  4. informācijas apkopošana;
  5. mācību vajadzību apzināšana, mācību stratēģiskā plāna sagatavošana, ikgadējā kursa grafika izstrāde.

 
4.4. VAS veic personas datu apstrādi arī šādos nolūkos:

  1. dokumentu aprites VAS nodrošināšana;
  2. VAS tīmekļa vietnes uzturēšana un darbības uzlabošana;
  3. VAS likumīgo interešu aizstāvēšana un prasījuma tiesību īstenošana;  
  4. VAS klientu apzināšana, informēšana par jaunumiem, klientu apmierinātības aptauju veikšana;
  5. sabiedrības informēšana;
  6. VAS līgumu partneru  - pretendentu, kuriem publiskajā iepirkumā būtu piešķiramas līguma slēgšanas tiesības, valžu vai padomju locekļu, patiesā labuma guvēju, pārstāvēttiesīgo personu vai prokūristu vārdu un uzvārdu atbilstības pārbaude sankciju sarakstos esošajiem.    

 
Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
 
VAS nodrošina, ka personas datu apstrādei vienmēr ir tiesisks pamats. Šāds  tiesisks pamats var būt:

  1. pasākumu veikšana pirms līguma ar datu subjektu noslēgšanas (piemēram, nepieciešamo datu ievākšana);
  2. līguma ar datu subjektu noslēgšana un izpilde (datu ietveršana līgumā, pušu sarakste, līguma  izpildes dokumenti);
  3. VAS juridiska pienākuma izpilde (normatīvajos aktos noteikto pienākumu izpilde, piemēram, VAS grāmatvedības funkcijas veikšana; Eiropas Parlamenta un Padomes regulās un normatīvajos aktos noteikto pienākumu izpilde, piemēram, informācijas ievākšana un apkopošana projekta ietvaros, Sankciju likuma prasību izpilde u.c. ).      
  4. VAS leģitīmās intereses (personāla atlase, aptauju veikšana, pakalpojumu kvalitātes uzlabošana, savu tiesisko interešu aizsardzība);
  5. datu subjekta piekrišana, kas var tikt prasīta atsevišķos gadījumos.  

Personas datu apstrāde Mācību pārvaldības sistēmā  

VAS, īstenojot 4.1. un 4.2. punktos minētās funkcijas, apstrādā personu datus Mācību pārvaldības sistēmā saskaņā ar 2021. gada 26. oktobra Ministru kabineta noteikumiem Nr. 706 “Mācību pārvaldības sistēmas noteikumi”, lai nodrošinātu efektīvu mācību procesa pārvaldīšanu un informācijas pieejamību par:

  • mācību dalībniekiem, kuri VAS apguvuši profesionālā mācības un kvalifikācijas  paaugstināšanas pasākumus;
  • mācībām, kas pieejamas mācību dalībniekiem;
  • grāmatvedības prasību izpildi un mācību statistikas datiem.       


5. Personas datu saņēmēji
 
5.1. VAS var nodot personas datus datu apstrādātājiem saskaņā ar personas datu apstrādes līgumu, kā arī citiem saņēmējiem, ja tam ir tiesisks pamats. 
5.2. Nododot personas datus datu apstrādātājiem (piemēram, Valsts kasei), VAS veic nepieciešamos pasākumus, lai nodrošinātu, ka šādi personas datu apstrādātāji veic personas datu apstrādi saskaņā ar VAS norādēm un atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem aktiem, t.sk. Regulai, un pieprasa atbilstošu drošības pasākumu veikšanu.
5.3. Personas dati var tikt nodoti šādiem saņēmējiem, piemēram:

  1. Finanšu ministrijai, tās iestādei – Centrālajai finanšu un līgumu aģentūrai;
  2. Valsts izglītības attīstības aģentūrai, kā arī citām ES fondu uzraudzībā iesaistītajām institūcijām;
  3. starptautisko programmu un finanšu instrumentu īstenošanas sadarbības iestādēm;
  4. Valsts ieņēmumu dienestam;
  5. Auditoriem un revidentiem, juridisko pakalpojumu sniedzējiem, mobilo sakaru pakalpojumu sniedzējiem, ceļojumu aģentūrām;
  6. VAS sadarbības partneriem, kas iesaistās VAS funkciju izpildē (piemēram, Valsts kanceleja) un citiem sadarbības partneriem; 
  7. tiesībsargājošām iestādēm.
  8. mācību procesa pārvaldībā iesaistītajām personām - 2021. gada 26. oktobra Ministru kabineta noteikumos Nr. 706 “Mācību pārvaldības sistēmas noteikumi” noteiktajā apmērā un kārtībā. 

 
6. Personas datu apstrādes ģeogrāfiskā teritorija
 
6.1. Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienībā/Eiropas Ekonomiskajā zonā (ES/EEZ), tomēr atsevišķos gadījumos tie var tikt nodoti un apstrādāti valstīs, kas neietilpst ES/EEZ.
6.2 Ja Personas dati tiek izpausti saņēmējam, kurš atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās Zonas, VAS nodrošina papildus izvērtējumu, identificējot papildu Vispārīgā datu aizsardzības regulā noteiktā pamatojuma esamību (piemēram, Personas datu saņēmēja valsts nodrošina adekvātu personas datu aizsardzības līmeni, saņēmējs sniedz adekvātas garantijas Personas datu aizsardzībai, t.sk. ‘Binding Corporate Rules’ esamība, ar Eiropas Komisijas apstiprinātu standarta klauzulām noslēgts sadarbības līgums, saņēmējs pievienojies rīcības kodeksam vai sertifikācijas mehānismiem, saņemta datu subjekta piekrišana, nodošana izriet no ar datu subjektu noslēgta līguma, nepieciešama tiesvedībā u.c.).
 
7. Glabāšanas periods
 
7.1. VAS apstrādā un glabā personas datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams datu apstrādes nolūkam. Glabāšanas periods var būt noteikts normatīvajos aktos (2021. gada 26. oktobra Ministru kabineta noteikumos Nr. 706 “Mācību pārvaldības sistēmas noteikumi”, par projektu un programmu īstenošanu, par grāmatvedību, likumā noteiktie noilguma termiņi u.c.). Tā kā apstrādes nolūki var atšķirties dažādiem personas datiem, arī datu faktiskais saglabāšanas periods var atšķirties.

8. Datu subjekta tiesības
Datu subjektam ir šādas tiesības attiecībā uz savu personas datu apstrādi, kuras tas var īstenot, vēršoties pie VAS:  

  1. saņemt apstiprinājumu par to, vai attiecībā uz klientu tiek vai netiek apstrādāti personas dati, un ja tiek, tad piekļūt tiem;
  2. piekļūt attiecīgajiem datiem un saņemt informāciju par to apstrādi;
  3. pieprasīt savu personas datu labošanu, ja tie ir neatbilstoši, nepilnīgi vai nepareizi;
  4. prasīt savu personas datu dzēšanu; 
  5. iebilst savu personas datu apstrādei, ja personas datu izmantošana ir balstīta uz VAS leģitīmajām interesēm;
  6. prasīt ierobežot savu personas datu apstrādi; 
  7. saņemt savus personas datus, ko klients ir sniedzis, rakstiskā formā vai kādā no biežāk izmantotajiem elektroniskajiem formātiem un, ja iespējams, nodot šādus datus citam pakalpojumu sniedzējam (datu pārnesamība).

Datu Subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv), ja tas uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj tā normatīvajos aktos noteiktās tiesības un intereses.
VAS ir tiesīga veikt izmaiņas vai papildinājumus šajā privātuma politikā, publicējot privātuma politikas aktuālo versiju VAS tīmekļa vietnē.